Descripción
Este puesto es responsable de brindar apoyo a todo el personal del programa dentro de los programas de Servicios de Apoyo ACCESS Outreach. Este puesto reportará directamente al Supervisor del Programa de Extensión. El especialista en apoyo del programa de extensión realizará una variedad de tareas generales de oficina que incluyen ingreso de datos, revisión de archivos, mantenimiento de archivos, elegibilidad del programa y devolución de llamadas telefónicas, además de otras tareas de oficina.
Sobre ACCESS
ACCESS es un equipo enérgico, diverso y compasivo que crea un cambio positivo en la comunidad todos los días. Si eres dedicado, trabajador y te apasiona ayudar a los demás, ¡ACCESS es el lugar para ti!
Deberes y responsabilidades del puesto
- Realizar tareas administrativas para apoyar el programa.
- Ingrese información precisa rápidamente en múltiples bases de datos según sea necesario.
- Reúna y mantenga archivos y materiales de referencia según las instrucciones de los procedimientos de ACCESS.
- Realizar revisiones de documentación y archivos para detectar errores de datos. Actualizar las políticas y procedimientos del programa según las instrucciones del supervisor del programa de extensión o el director de servicios de apoyo.
- Procesar y revisar las solicitudes del programa de acuerdo con los procedimientos del programa ACCESS, de manera precisa y oportuna.
- Entreviste, evalúe y trabaje con el supervisor del programa para determinar la elegibilidad de los participantes para los programas de asistencia federal y estatal. Esto incluye, entre otros, alimentos, depósitos de seguridad, asistencia para el alquiler, asistencia energética y asistencia de emergencia utilizando criterios predeterminados.
- Archivar, mantener y/o destruir documentos de acuerdo con los procedimientos de ACCESS.
- Coordinar con otros departamentos y/o agencias para proporcionar referencias para programas/servicios en la comunidad para garantizar el máximo servicio a los participantes.
- Personal de recepción y contestador telefónico según lo solicitado.
- Programe citas para el personal de extensión según lo solicitado.
- Ayudar a mantener registros de todos los contactos de Outreach según lo solicitado.
- Devolver las llamadas telefónicas desde la línea telefónica del equipo de extensión respondiendo rápidamente y de manera adecuada.
- Completar otras tareas y proyectos especiales asignados por el Supervisor del Programa de Extensión.
Requisitos de la Posición:
- Creer en la misión de ACCESS de ayudar a proporcionar alimentos, calor y refugio.
- Debe ser capaz de realizar múltiples tareas en una variedad de áreas y mantener una concentración sostenida con atención a los detalles.
- Debe tener buenas habilidades interpersonales, de comunicación escrita y comunicación oral.
- Capacidad demostrada para trabajar de manera efectiva con clientes y compañeros de trabajo y mantener la confidencialidad de los participantes y entre departamentos.
- Capaz de trabajar tanto de forma independiente como colaborativa.
- Excelentes habilidades organizativas y de mantenimiento de registros demostrables con un mínimo de seis meses de experiencia.
- Excelentes habilidades informáticas, incluida la competencia en programas de software, incluidos, entre otros, productos de Microsoft Office y aplicaciones basadas en la web.
- Se prefiere bilingüe en inglés y español.
Declaración de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO)
ACCESS brinda igualdad de oportunidades de empleo (EEO) a todos los empleados y solicitantes de empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad, discapacidad o genética. Además de los requisitos de la ley federal, ACCESS cumple con las leyes estatales y locales aplicables que rigen la no discriminación en el empleo en todos los lugares en los que la empresa tiene instalaciones.