Especialista en climatización

El Especialista en Climatización es el principal responsable de brindar apoyo administrativo y programático al programa. Este puesto desempeña un papel fundamental para garantizar el cumplimiento de los requisitos de financiación y las directrices del programa, gestionando la entrada precisa de datos, manteniendo los archivos detallados de los clientes, procesando la documentación de elegibilidad y preparando los informes necesarios. El Especialista colabora con la programación, la comunicación con los clientes, la tramitación de facturas y el seguimiento de la financiación de las subvenciones y los resultados del programa. En coordinación con el Supervisor del Programa, este puesto ayuda a supervisar las operaciones diarias del programa, resuelve problemas de programación o administrativos y revisa la documentación para garantizar su calidad e integridad.

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• Recopilar todos los datos para los archivos de educación energética y climatización de manera precisa y oportuna, incluida la realización y compilación de estudios en el lugar de trabajo para garantizar el cumplimiento de Davis Bacon, cuando corresponda.
• Recibir y procesar solicitudes para el Programa de Climatización, incluida la recopilación y verificación de toda la documentación requerida.
• Reunirse con los participantes en persona o por teléfono para ayudarlos a completar las solicitudes y determinar la elegibilidad del programa.
• Responder llamadas telefónicas, programar citas, responder consultas sobre el programa de climatización y derivar llamadas al programa apropiado según sea necesario.
• Coordinar con otros departamentos de la agencia y organizaciones externas para proporcionar referencias para programas y servicios, garantizando que los clientes reciban apoyo integral.
• Ingresar datos precisos y oportunos en múltiples bases de datos, de conformidad con los diversos requisitos de fuentes de financiamiento.
• Completar los expedientes de los clientes y la entrada de datos con un alto nivel de precisión, manteniendo siempre la confidencialidad.
• Preparar y completar la documentación necesaria relacionada con la elegibilidad del programa, el cálculo de costos del trabajo, la presentación de reembolsos de servicios públicos y los informes requeridos.
• Ayudar al supervisor del programa con las tareas administrativas y operativas diarias.
• Apoyar las operaciones diarias del programa, ayudando a resolver conflictos de programación u otros problemas administrativos en coordinación con el Supervisor del Programa.
• Ayudar al supervisor del programa en el seguimiento de la financiación de las subvenciones y las tasas de finalización del trabajo, garantizando que se cumplan los plazos y los requisitos de cumplimiento.
• Ayudar a revisar los archivos de trabajo y evaluar la documentación de trabajo completada por el personal del programa.
• Procesar facturas de contratistas, generar comprobantes de pago y formularios de notificación de ingresos esperados para reembolsos de manera oportuna y precisa.
• Según sea necesario, ayudará a desarrollar, coordinar e impartir clases de educación energética en grupos o individualmente. Apoyará a los clientes en la identificación de maneras de mejorar la eficiencia energética en sus hogares.
• Realizar otras tareas que le asigne el Supervisor del Programa, incluida la capacitación cruzada con otro personal de climatización.

• Creer en la misión de ACCESS de proporcionar comida, calidez y refugio.
• Mínimo de 2 años de experiencia administrativa, atención al cliente o similar.
• Bilingüe en inglés y español.
• Capacidad demostrada para trabajar de manera efectiva con clientes y compañeros de trabajo, mantener la confidencialidad de los participantes e interdepartamentales.
• Debe ser capaz de trabajar de forma independiente y en colaboración, así como realizar múltiples tareas en una variedad de áreas. Excelentes habilidades de mantenimiento de registros y organización.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, incluidas habilidades interpersonales.
• Capaz de mantener una concentración sostenida con atención a los detalles.
• Experiencia con procesos financieros como contabilidad, seguimiento de facturas y contabilidad básica o conciliación presupuestaria.
• Excelentes habilidades informáticas, incluido el dominio de programas de software, incluidos, entre otros, productos de Microsoft Office y aplicaciones basadas en la web.
• Una licencia de conducir válida de Oregón con un registro que sea aceptable según las pólizas de seguro de ACCESS.

“ACCESS es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades. Nuestras directrices son claras: no se discriminará por motivos de edad, discapacidad, sexo, raza, religión o creencias, cambio de sexo, matrimonio o unión civil, embarazo o maternidad u orientación sexual. Somos una organización inclusiva y promovemos activamente la igualdad de oportunidades para todos con la combinación adecuada de talento, habilidades y potencial. Aceptamos todas las solicitudes de una amplia gama de candidatos. La selección para los puestos se basará únicamente en el mérito individual”.