Property Application

This tenant selection criteria shall be used for properties currently under rent-up and/or management by ACCESS (Manager) and includes properties that have been developed using grant funds. The policy of the Manager is one of equal opportunity and non-discrimination in compliance with all Civil Rights Acts (1964, 1968, 1988), Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, and Affirmative Fair Housing Marketing requirements as set forth individually for each property. No applicant will be denied based on race, color, religion, sex, familial status, handicap status or national origin.

1. Application

All persons interested in any property rented or managed by ACCESS may request an application either in person (or through a designated individual) at the local site office or regional designated site office during posted office hours; or request an application to be mailed by calling the local phone number posted on the project sign at the central office. 

An application must be completed in full and submitted via the ACCESS website, mailed to 3630 Aviation Way, Medford, OR 97504, or emailed to pm@accesshelps.org.

The application form must be used as it contains requests for all information necessary to determine initial eligibility. You may request assistance in completing the application if necessary. The manager’s policy is to make reasonable accommodations to assist applicants needing help with completing applications for housing. If your application is not complete, you will be contacted in writing, with a list of items necessary. While the central office will track all applications and requests for additional information, no application will be placed on the waiting list until it is complete. When a completed application, or the requested information, is received the application will be logged by date, and time received.

If a vacancy at a property exists or is expected within the next 90 days (about 3 months), the verification-selection process will begin immediately. For those properties with an existing wait list and no current or known upcoming vacancies, preliminary eligibility will be satisfied by using information on the application. Placement of an application on the wait list does not denote final tenant selection. That can and will occur only after complete processing in accordance with all program criteria specific to each property.

When you submit a completed application (or when an application becomes complete) you will be notified, in writing, of the waiting list status. If you exceed the income limits for eligibility based upon your application information, or are otherwise found to be ineligible, you will be notified in writing of your ineligibility. The notice will include reasons for rejection along with contacts regarding the grievance procedure.

2. Wait List

ACCESS properties may have a waitlist. The screening criteria below will be evaluated at the time an applicant is processed for a specific property, not necessarily at the time an applicant is added to the waitlist. Fees are not payable until an applicant is processed for a specific property. The wait list will be updated periodically. You will be notified by writing prior to removing your name from the list.

3. Preference Points

Individual properties will reference any specific priorities or eligibility requirements, such as elderly housing or congregate priorities. Preference to applicants meeting the criteria for target population groups may be related to how the property has been developed and funded. Properties listed as “Coordinated Entry through ACCESS or a Community Partner case management” means, applicants that are coming through a community case managed program for homelessness prevention. An applicant must identify themselves on the application as well as provide supporting documentation as it applies to a preference priority requirement.

4. Screening Criteria

All people 18 years or older that plan to live within the residence must meet the criteria below. Some screening exceptions can be made if the applicant has been a dependent of the primary applicant.

Some ACCESS properties are designated for certain uses and thus the criteria listed below may not specifically apply, speaking to an ACCESS associate may be advised.

Rental History:

Applicants must have at least one-year good rental history to qualify for oApplicants must have at least one-year good rental history to qualify for occupancy from an unrelated and unbiased source.

• Applicants without rental history must obtain a qualified co-signor to qualify for occupancy. A co-signor may not be used to negate negative rental history.
• Homeownership with a good payment history is considered a rental reference.

Applicants who have been evicted by a landlord, including ACCESS, must have at least two years of good rental history since the eviction to qualify for occupancy. If eviction was from an ACCESS property, the applicant(s) must not have been evicted in the last three years and must not have an outstanding balance owed

Credit History:

Applicant(s) must pass a credit check as follows:

• Applicant(s) must not owe current or previous landlord monies.
  • Applicant(s) must not be in default to local utility companies (Pacific Power, Avista, City of Ashland, City of Medford, Recology, Rogue Disposal)
  • Applicant(s) must not have debts, not in good standing, owed to federal, state, or local government agencies.
  • Applicant(s) must not be in violation of a child support agreement.

Criminal History:

Applicants must pass a criminal background check as follows:

• Applicant(s) convicted of a violent crime, including a sex crime, may be denied and will be evaluated on a case-by-case basis in accordance with ORS 90.304
• Applicants who have been convicted of the manufacturing of a controlled substance within the past 5 years, who have been convicted of the distribution of a controlled substance within the past 3 years, or who have been convicted of more than one charge of possession within the past 3 years may be denied occupancy.
• Applicant(s) with pending criminal charges and/or warrant(s) will be denied.
• Applicants who have been convicted of a crime that is a threat to the health and safety of the complex will be denied.
• Applicant(s) with prior convictions, may be evaluated should the applicant be able to show a pattern of rehabilitation and/or treatment and the applicant(s) are not seen as a risk to the health, welfare, or financial stability of the property in accordance with ORS 90.304

Fees, Deposits, Income

Applicant Screening  Charge ORS 90.295: Each adult applicant must pay a screening charge once the applicant has reached the top of the waitlist and has expressed interest in an upcoming vacancy. The Applicant Screening Charge will be the fee ACCESS pays for a third-party background and credit screening ensuring applicants meets the rental criteria per ORS 90.295 *Applicant Screening charge  may not apply to all ACCESS properties.

Deposits:

Property Deposit is 1.5 times the monthly rent at the selected property.

Properties that allow pets will have a non-refundable pet fee of $500. *Excludes service animals.

Income:

Applicant(s) income cannot exceed the current year of those listed on the Jackson County Rent and Income Limits for HOME projects HUD Income & Rents Limits by County | HOME, CDBG

Applicant(s) understand that income will be certified annually to be within compliance with Income and Rents guidelines.

5. Rejection

As previously stated, any application which is incomplete will not be processed. If your application is rejected, you will be notified in writing of the reason for the rejection and of your rights under the grievance procedure.

6. Grievance Procedure

If your application has been denied and you feel that you qualify as a resident, you have the right to respond to the denial of your application. You must request a Grievance Hearing orally or in writing no later than seven (7) days from the date of the denial letter. Either the Housing Director or ACCESS Executive Director or both, will hear your grievance. In your request you may choose to have a hearing in person, in writing or via telephone. Your request should explain why you feel you were rejected, and why you feel that you qualify as a resident. For written hearings, please attach a copy of the rejection letter you received. If you choose to have a hearing in person or by telephone, an appointment will be scheduled within seven (7) working days of the date Management receives the request for the hearing. Your original application, your response letter and any other pertinent information will be reviewed, and you will be notified of the outcome of the review within 30 days of the receipt of your hearing. The decision of the Housing Director or ACCESS Executive Director will be final.

Please mail your letter to:

ACCESS
Attn: Director, Housing Department
P.O. Box 4666 Medford, OR 97501

APPENDIX

Property Descriptions and Preference Priorities

Birch Corners: 1 & 3 Summit Avenue, Medford, OR 97501
Birch Corners is a single-story apartment complex located on the corner of Main and Summit Streets in Medford, Oregon. Birch Corners was constructed in the spring of 1994 and consists of two, four-plex buildings containing a total of 6, one-bedroom units and 2, two-bedroom units.  The complex has on-site laundry facilities.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Four Oaks: 428 W. 4th Street Medford, OR  97501
Four Oaks Apartments is located on the corner of Fourth and Oakdale Streets in Medford, Oregon.  ACCESS purchased and remodeled Four Oaks in the fall of 1999.  Four Oaks Apartments is a two-story complex, consisting of seven units, six, one-bedroom units and a two-bedroom unit. The complex also has on-site laundry facilities.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Woodrow Pines: 1090 & 1096 Woodrow Lane Medford, OR 97504
Woodrow Pines is located on Woodrow Lane, near Crater Lake Avenue, in Medford, Oregon. Woodrow Pines consists of a two-story apartment building consisting of seven 1-bedroom units and the other building is a house with a shared living environment. Ground floor units are handicap accessible.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Wyatt House, 2622 Wyatt Dr., Medford, OR 97501
Wyatt House is a single-story, five-bedroom two-bath home for male Veterans with case management located on Wyatt Dr. in Medford, Oregon. Constructed in 1995, the complex has on-site laundry facilities, cable TV and Wi-Fi.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Hyde Park Apartments: 2272-2282 Dollarhide Way Ashland, OR  97520
Hyde Park is a two-story apartment complex located on Dollarhide Way in Ashland, OR.  Hyde Park was constructed in 2013 and consists of six total units, three 1-bedroom flats (one of which is handicap accessible), one 2-bedroom flat that is handicap accessible, and two 3-bedroom townhouses. The complex has on-site laundry facilities, energy efficient appliances, patio area with storage and is a smoke-free community.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Parkview Apartments: 41 Garfield Street, Ashland, OR 97520
Parkview Apartments is a two-story apartment complex located on Garfield Street in Ashland, OR. Parkview Apartments were constructed in 2003 and consists of 1 three-bedroom unit, 3 two-bedroom units and 2 studio units. The complex has on-site laundry facilities and is located across the street from Garfield Park.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Bridge St.: 404 – 412 Bridge St., Ashland, OR 97520
Bridge St. is a duplex consisting of two 2-bedroom apartments, and two 3-bedroom apartments. All units have interior laundry hook-ups.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Grant St.: 264A and 264B Grants St., Ashland, OR 97520
Grant St. is a duplex consisting of two 2-bedroom apartments and have interior laundry hook-ups.
Preference Priorities: Coordinated Entry through ACCESS or Community Partner case management.

Estos criterios de selección de inquilinos se aplicarán a las propiedades que actualmente están en alquiler y/o bajo la gestión de ACCESS (gestor) e incluyen propiedades que se han desarrollado con fondos de subvenciones. La política del Administrador es de igualdad de oportunidades y no discriminación, en cumplimiento de todas las Leyes de Derechos Civiles (1964, 1968, 1988), la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973 y los requisitos de comercialización afirmativa de viviendas justas establecidos individualmente para cada propiedad. No se rechazará a ningún solicitante por motivos de raza, color, religión, sexo, situación familiar, discapacidad o nacionalidad.

1. Solicitud

Todas las personas interesadas en cualquier propiedad alquilada o gestionada por ACCESS pueden solicitar una solicitud en persona (o a través de una persona designada) en la oficina local o en la oficina regional designada durante el horario de oficina publicado; o solicitar que se les envíe una solicitud por correo llamando al número de teléfono local que figura en el cartel del proyecto en la oficina central.

La solicitud debe completarse en su totalidad y enviarse a través del sitio web de ACCESS, por correo postal a 3630 Aviation Way, Medford, OR 97504, o por correo electrónico a pm@accesshelps.org.

Se debe utilizar el formulario de solicitud, ya que contiene todas las preguntas necesarias para determinar la elegibilidad inicial. Si es necesario, puede solicitar ayuda para completar la solicitud. La política del administrador es hacer las adaptaciones razonables para ayudar a los solicitantes que necesiten ayuda para completar las solicitudes de vivienda. Si su solicitud no está completa, se le contactará por escrito con una lista de los elementos necesarios. Aunque la oficina central hará un seguimiento de todas las solicitudes y peticiones de información adicional, ninguna solicitud se incluirá en la lista de espera hasta que esté completa. Cuando se reciba una solicitud completa o la información solicitada, la solicitud se registrará por fecha y hora de recepción.

Si existe una vacante en una propiedad o se espera que haya una en los próximos 90 días (aproximadamente 3 meses), el proceso de verificación y selección comenzará de inmediato. En el caso de las propiedades que tienen una lista de espera y no hay vacantes actuales o previstas, la elegibilidad preliminar se determinará utilizando la información de la solicitud. La inclusión de una solicitud en la lista de espera no implica la selección definitiva del inquilino. Esto solo puede ocurrir y ocurrirá después de completar el proceso de acuerdo con todos los criterios del programa específicos de cada propiedad.

Cuando envíe una solicitud completa (o cuando una solicitud se complete), se le notificará por escrito el estado de la lista de espera. Si supera los límites de ingresos para la elegibilidad según la información de su solicitud, o si se determina que no es elegible por cualquier otro motivo, se le notificará por escrito su inelegibilidad. La notificación incluirá los motivos del rechazo, junto con los datos de contacto relativos al procedimiento de reclamación.

2. Lista de espera

Las propiedades de ACCESS pueden tener una lista de espera. Los criterios de selección que se indican a continuación se evaluarán en el momento en que se procese la solicitud de un solicitante para una propiedad específica, no necesariamente en el momento en que se añada al solicitante a la lista de espera. No se pagarán tasas hasta que se procese la solicitud de un solicitante para una propiedad específica. La lista de espera se actualizará periódicamente. Se le notificará por escrito antes de eliminar su nombre de la lista.

3. Puntos de preferencia

Las propiedades individuales harán referencia a cualquier prioridad específica o requisito de elegibilidad, como viviendas para personas mayores o prioridades colectivas. La preferencia por los solicitantes que cumplan los criterios de los grupos de población objetivo puede estar relacionada con la forma en que se ha desarrollado y financiado la propiedad. Las propiedades que figuran como «Entrada coordinada a través de ACCESS o de la gestión de casos de un socio comunitario» se refieren a los solicitantes que provienen de un programa comunitario de gestión de casos para la prevención de la falta de vivienda. El solicitante debe identificarse en la solicitud y proporcionar la documentación justificativa que corresponda al requisito de prioridad de preferencia.

4. Screening Criteria

Todas las personas mayores de 18 años que tengan previsto vivir en la residencia deben cumplir los criterios que se indican a continuación. Se pueden hacer algunas excepciones en la selección si el solicitante ha sido dependiente del solicitante principal.

Algunas propiedades de ACCESS están destinadas a usos específicos, por lo que es posible que los criterios que se indican a continuación no se apliquen específicamente. Se recomienda consultar con un empleado de ACCESS.

Historial de alquiler:

ALos solicitantes deben tener al menos un año de buen historial de alquiler para poder optar a la ocupación, según una fuente imparcial y no relacionada.

• Los solicitantes sin historial de alquiler deben obtener un avalista cualificado para poder optar a la ocupación. No se puede utilizar un avalista para anular un historial de alquiler negativo.
• La propiedad de una vivienda con un buen historial de pagos se considera una referencia de alquiler.
  
  Los solicitantes que hayan sido desalojados por un arrendador, incluido ACCESS, deben tener al menos dos años de buen historial de alquiler desde el desalojo para poder optar a la ocupación.

Si el desalojo fue de una propiedad de ACCESS, los solicitantes no deben haber sido desalojados en los últimos tres años y no deben tener ningún saldo pendiente.

Historial crediticio:

Los solicitantes deben superar una verificación de crédito de la siguiente manera:

• Los solicitantes no deben tener deudas con el propietario actual o anterior.
• Los solicitantes no deben tener deudas con las empresas de servicios públicos locales (Pacific Power, Avista, City of Ashland, City of Medford, Recology, Rogue Disposal).
• Los solicitantes no deben tener deudas pendientes con agencias gubernamentales federales, estatales o locales.
• Los solicitantes no deben estar incumpliendo un acuerdo de manutención infantil.

Antecedentes penales:

Los solicitantes deben superar una verificación de antecedentes penales de la siguiente manera:

• Los solicitantes condenados por un delito violento, incluido un delito sexual, pueden ser rechazados y serán evaluados caso por caso de conformidad con ORS 90.304.
• Los solicitantes que hayan sido condenados por la fabricación de una sustancia controlada en los últimos 5 años, que hayan sido condenados por la distribución de una sustancia controlada en los últimos 3 años o que hayan sido condenados por más de un cargo de posesión en los últimos 3 años pueden ser rechazados.
• Los solicitantes con cargos penales pendientes y/o órdenes de detención serán rechazados.
• Se denegará la solicitud a los solicitantes que hayan sido condenados por un delito que suponga una amenaza para la salud y la seguridad del complejo.
• Los solicitantes con condenas previas podrán ser evaluados si pueden demostrar un patrón de rehabilitación y/o tratamiento y no se les considera un riesgo para la salud, el bienestar o la estabilidad financiera de la propiedad, de conformidad con ORS 90.304

Tarifas, depósitos, ingresos

Applicant Screening  Charge ORS 90.295: Each adult applicant must pay a screening charge once the applicant has reached the top of the waitlist and has expressed interest in an upcoming vacancy. The Applicant Screening Charge will be the fee ACCESS pays for a third-party background and credit screening ensuring applicants meets the rental criteria per ORS 90.295 *Applicant Screening charge  may not apply to all ACCESS properties.

Depósitos:

El depósito de la propiedad es 1,5 veces el alquiler mensual de la propiedad seleccionada.

Las propiedades que admiten mascotas tendrán una tarifa no reembolsable de 500 dólares por mascota. *Se excluyen los animales de servicio.

Ingresos:

Los ingresos de los solicitantes no pueden superar los del año en curso que figuran en los límites de alquiler e ingresos del condado de Jackson para los proyectos HOME. Límites de ingresos y alquileres del HUD por condado | HOME, CDBG.

Los solicitantes entienden que los ingresos se certificarán anualmente para cumplir con las directrices de ingresos y alquileres.

5. Rechazo

Como se ha indicado anteriormente, no se tramitará ninguna solicitud que esté incompleta. Si su solicitud es rechazada, se le notificará por escrito el motivo del rechazo y sus derechos en virtud del procedimiento de reclamación.

6. Procedimiento de reclamación

Si su solicitud ha sido denegada y usted considera que reúne los requisitos para ser residente, tiene derecho a responder a la denegación de su solicitud. Debe solicitar una audiencia de reclamación, ya sea verbalmente o por escrito, en un plazo máximo de siete (7) días a partir de la fecha de la carta de denegación. El director de Vivienda o el director ejecutivo de ACCESS, o ambos, atenderán su reclamación. En su solicitud, puede elegir entre una audiencia en persona, por escrito o por teléfono. En su solicitud debe explicar por qué cree que ha sido rechazado y por qué cree que reúne los requisitos para ser residente. Para las audiencias por escrito, adjunte una copia de la carta de rechazo que ha recibido. Si elige una audiencia en persona o por teléfono, se programará una cita en un plazo de siete (7) días hábiles a partir de la fecha en que la dirección reciba la solicitud de audiencia. Se revisarán su solicitud original, su carta de respuesta y cualquier otra información pertinente, y se le notificará el resultado de la revisión en un plazo de 30 días a partir de la recepción de su audiencia. La decisión del director de Vivienda o del director ejecutivo de ACCESS será definitiva.

Envíe su carta por correo a:

ACCESS
A la atención de: Director, Departamento de Vivienda
P.O. Box 4666 Medford, OR 97501

APÉNDICE

Descripciones de las propiedades y prioridades de preferencia:

Birch Corners: 1 y 3 Summit Avenue, Medford, OR 97501
Designación de ingresos: 80 % del ingreso medio del área

Birch Corners es un complejo de apartamentos de una sola planta situado en la esquina de las calles Main y Summit en Medford, Oregón. Birch Corners se construyó en la primavera de 1994 y consta de dos edificios de cuatro viviendas que contienen un total de 6 unidades de un dormitorio y 2 unidades de dos dormitorios. El complejo cuenta con instalaciones de lavandería.

Prioridades de preferencia: Entrada coordinada a través de ACCESS o la gestión de casos de Community Partner.

Four Oaks: 428 W. 4th Street Medford, OR  97501
Designación de ingresos: 50 % y 80 % del ingreso medio del área Four Oaks Apartments está situado en la esquina de las calles Fourth y Oakdale, en Medford, Oregón. ACCESS compró y remodeló Four Oaks en otoño de 1999. Four Oaks Apartments es un complejo de dos plantas que consta de siete unidades, seis de un dormitorio y una de dos dormitorios. El complejo también cuenta con instalaciones de lavandería. Prioridades de preferencia: Entrada coordinada a través de ACCESS o de la gestión de casos de un socio comunitario.

Woodrow Pines: : 1090 y 1096 Woodrow Lane Medford, OR 97504
Designación de ingresos: 50 % y 60 % del ingreso medio del área Woodrow Pines se encuentra en Woodrow Lane, cerca de Crater Lake Avenue, en Medford, Oregón. Woodrow Pines consta de un edificio de apartamentos de dos pisos con siete unidades de un dormitorio y el otro edificio es una casa con un entorno de vida compartido. Las unidades de la planta baja son accesibles para personas con discapacidad.

Prioridades de preferencia: Entrada coordinada a través de ACCESS o de la gestión de casos de un socio comunitario.

Wyatt House, 2622 Wyatt Dr., Medford, OR 97501
Designación de ingresos: 80 % de los ingresos medios del área Wyatt House es una casa de una sola planta, con cinco dormitorios y dos baños, para veteranos varones con gestión de casos, situada en Wyatt Dr., en Medford, Oregón. Construido en 1995, el complejo cuenta con lavandería, televisión por cable y Wi-Fi. Prioridades de preferencia: Veteranos varones, entrada coordinada a través de ACCESS o de la gestión de casos de un socio comunitario.

Hyde Park Apartments: 2272-2282 Dollarhide Way Ashland, OR  97520
Designación de ingresos: 50 % y 60 % de los ingresos medios de la zona

Hyde Park es un complejo de apartamentos de dos plantas situado en Dollarhide Way, en Ashland, Oregón. Hyde Park se construyó en 2013 y consta de seis unidades en total, tres apartamentos de 1 dormitorio (uno de ellos accesible para personas con discapacidad), un apartamento de 2 dormitorios accesible para personas con discapacidad y dos casas adosadas de 3 dormitorios. El complejo cuenta con instalaciones de lavandería, electrodomésticos de bajo consumo, patio con trastero y es una comunidad libre de humo. Prioridades de preferencia: Entrada coordinada a través de ACCESS o de la gestión de casos de un socio comunitario.

Parkview Apartments: 41 Garfield Street, Ashland, OR 97520
Designación de ingresos: 50 %, 60 % y 80 % del ingreso medio del área Los apartamentos Parkview son un complejo de apartamentos de dos pisos ubicado en Garfield Street, en Ashland, Oregón. Los apartamentos Parkview se construyeron en 2003 y constan de 1 unidad de tres dormitorios, 3 unidades de dos dormitorios y 2 unidades tipo estudio. El complejo cuenta con instalaciones de lavandería y está situado frente al parque Garfield. Prioridades de preferencia: Entrada coordinada a través de ACCESS o de la gestión de casos de un socio comunitario.

Bridge St.: 404 – 412 Bridge St., Ashland, OR 97520
Designación de ingresos: 80 % del ingreso medio del área

Bridge St. consta de dos edificios, uno de los cuales tiene dos apartamentos de dos dormitorios y el otro tiene dos apartamentos de tres dormitorios. Todas las unidades tienen conexiones para lavandería en el interior. Prioridades de preferencia: Entrada coordinada a través de ACCESS o de la gestión de casos de un socio comunitario.

Grant St.: 264A y 264B Grants St., Ashland, OR 97520
Designación de ingresos: 80 % del ingreso medio del área Grant St. es un dúplex que consta de dos apartamentos de 2 dormitorios y cuenta con conexiones para lavandería en el interior. Prioridades de preferencia: Entrada coordinada a través de ACCESS o la gestión de casos de un socio comunitario.